Risikokontrolle im Personalbereich

Internes Kontrollsystem (IKS) für SAP HCM für revisionssichere und effiziente Personal-  und Finanzprozesse

Ratingen, 30. Juni 2017 - Sommer heißt für die Personalabteilung im Unternehmen, gehäufte Urlaubszeiten zu bewältigen. Neben der erschwerten Personalplanung steht dabei auch das Thema Urlaubsrückstellungen im Fokus. Die Bildung der Urlaubsrückstellungen ist eine fachlich anspruchsvolle Aufgabe, die bei nicht korrekter Abwicklung weitreichende Folgen haben kann. Besonders brisant wird es, wenn falsche Berechnungen nicht rechtzeitig, d.h. vor der Durchführung der Gehaltsabrechnung und der Übermittlung an die Finanzabteilung, sondern erst nachgelagert beispielsweise durch unstimmige Umsatzzahlen im Rahmen des Monatsreporting entdeckt werden. Typischerweise startet dann die eilige Fehlersuche, und die Urlaubsrückstellungen werden mit viel Aufwand mühsam in  Excel nachkalkuliert.

Wirtschaftsprüfer fordern IKS-Einsatz im Personalwesen

Diese Situation ist Alltag im Geschäftsleben; ihre möglichen Auswirkungen sollten aber nicht unterschätzt werden. Abgesehen von der vermeidbaren Zeit- und Ressourcenbelastung geht es bei unternehmenskritischen Personal- und Finanzprozessen heute um eine regel- und gesetzeskonforme Abwicklung. Es stehen also nicht nur ungenaue Steuerungskennzahlen, sondern auch wirtschaftliche Schäden durch Imageverlust oder gar Haftungsrisiken für das Unternehmen und das Management im Raum. Wirtschaftsprüfer sehen daher den Einsatz eines Internen Kontrollsystems (IKS) im Personalbereich als notwendige Voraussetzung an, um Compliance-konforme und revisionssichere Prozesse bis hin zur Entgeltabrechnung zu gewährleisten. Ein IKS-Tool setzt dabei an vielen typischen Fehlerquellen an, die trotz standardisierter Abläufe und Sachverhalte in der Unternehmenspraxis immer wieder vorkommen. Das schafft nicht nur einen sicheren Rahmen für unternehmenskritische Personalprozesse, sondern führt durch frühzeitiges Eingreifen und automatisierte Abläufe auch zu erheblichen Aufwands-Einsparungen. Die Personalabteilung kann ihre Routineprozesse effizienter abwickeln und gewinnt damit Freiraum für andere Aufgaben. 

HCM-internes IKS

Das IT-Unternehmen Centric hat als Spezialist für SAP HCM ein Programmpaket zur Qualitäts- und Sicherheitskontrolle als HCM-internes Kontrollsystem entwickelt.  Das QuSi-Paket ist gemäß der grundlegenden Prinzipien eines IKS konzipiert, die in die HCM-Welt übertragen wurden. Das Centric QuSi Paket für HCM unterstützt die Kontrolle, Dokumentation und Revision zentraler Personalprozesse, vom Customizing der Lohnarten über die Stammdatenverwaltung und Abrechnung bis zu den Zahlungsläufen. Es trägt den Anforderungen von Corporate Governance, Sarbanes Oxley und Basel II Rechnung, um Manipulationen, Betrug und Fehler im Bereich HCM aufzudecken und das Management bei der Sicherstellung von Abläufen zu unterstützen. Das Tool beschleunigt die Optimierung der Datenqualität im Personalwesen, indem es dafür sorgt, dass Daten und Abläufe innerhalb der Systemumgebung analysiert und Korrekturen unmittelbar in das System eingepflegt werden. Das Centric Paket dient als IKS-Tool also nicht nur der Vermeidung von Risiken, sondern eröffnet auch wesentliche Optimierungspotenziale.

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